Что такое функция «безопасная печать»?

В большинстве компаний многие сотрудники используют один принтер. Поэтому может случиться так, что распечатки, подготовленные одним человеком, будут случайно взяты кем-то другим. Если на этих распечатках были конфиденциальные данные, то имело место нарушение безопасности. Этого можно избежать, используя систему управления печатью или заказать печать документов на сайте https://kopirovalnya.ru/pechat-dokumentov/. Он может быть основан на приложениях, которые все чаще предлагаются производителями принтеров.

Простейшие решения часто оказываются самыми эффективными

Механизмы аутентификации очень разные. Некоторые из них очень просты, но чрезвычайно эффективны. К ним относятся специальный, индивидуальный PIN-код, присвоенный данному сотруднику. Сегодня подавляющее большинство принтеров и МФУ, предназначенных для использования более чем одним человеком, оснащены этой функцией. Благодаря этой функции также снижается риск того, что конфиденциальные распечатки останутся в лотке данного печатающего устройства. Печать документа начинается только тогда, когда сотрудник, подойдя к устройству, подтверждает свою личность.

Еще один способ защитить ваши документы — функция защищенной печати. Этот тип функции доступен в большинстве современных принтеров, предназначенных для использования группой людей. Конфиденциальная печать не требует дополнительных драйверов. Сегодня он является стандартным и включен в драйверы принтера. При использовании принтера с функцией конфиденциальной печати документ, отправленный сотрудником, защищен ПИН-кодом или индивидуально установленным паролем. Стоит помнить, что в драйверах принтера можно задать время, по истечении которого задание будет автоматически удалено из памяти принтера. Очень современным методом обеспечения безопасности распечаток является функция отслеживания печати. Однако в этом случае одних драйверов принтера недостаточно. На этот раз нужен сервер. Чтобы сделать печать действительно безопасной

Многое зависит от ответственности сотрудников. Недопустимо оставлять документы для печати в податчике принтера. Чтобы распечатанные документы не попали в чужие руки, необходимо воспитывать у сотрудников не только не забывать их брать, но и не отходить от печатающего устройства до окончания печати.

Выполнить обязательства, налагаемые GDPR, сегодня несложно. Также печать конфиденциальных документов может производиться таким образом, чтобы к ним не получили доступ посторонние лица. Это стало возможным благодаря современным принтерам и многофункциональным устройствам с функцией, позволяющей печатать уверенно и безопасно.